Verantwoordelijkheden
Verantwoordelijkheden van de ondernemer met betrekking tot de administratie en communicatie met de Belastingdienst
Belle Finance is gespecialiseerd in het helpen van creatieve, visionaire ondernemers. Deze positieve eigenschappen gaan vaak hand in hand met een bepaalde mate van chaos. Dit is ook onze specialisatie en hier gaan we uiterst begripvol mee om. Om deze reden houden we voor elke klant een to-do lijst bij in een gedeeld Google Drive document.

Echter, uiteindelijk is de ondernemer zelf verantwoordelijk voor diens administratie en relatie met de Belastingdienst.

Voorbeeld:
Wij sturen geen reminders voor het doen van de BTW aangifte.
Wij kunnen wel meedenken hoe je zelf de beste reminders kan instellen.

Het kan best zijn dat we in een kortdurend traject eigenaarschap nemen over een aantal processen en zorgen dat bepaalde zaken (zoals een BTW aangifte) op tijd worden ingediend. Daarna laten we dit onderdeel weer los. Als we in deze periode eenmalig een reminder sturen voor het doen van een BTW aangifte hoort dit bij dit traject en dient dit geen verwachtingen voor de toekomst op te leveren.

Ook is de ondernemer zelf verantwoordelijk voor communicatie met de Belastingdienst. Wij ontvangen geen brieven van de Belastingdienst en zijn niet op de hoogte van communicatie met de instantie. Voor het verwerken van boetes, betalingsregelingen & overige afwijkende zaken vragen we je alle brieven van de Belastingdienst als algemeen document te bewaren in Moneybird en bij betalingen een (extra) duidelijke omschrijving voor onze kennisgeving neer te zetten. De Belastingdienst vraagt om een betalingskenmerk, vergeet deze ook niet! Dit maakt het makkelijker voor ons om informatie op te vragen indien nodig.

Informatiebeheer
Informatiebeheer Moneybird en het intrekken van toegang
Om ons werk te doen hebben we toegang nodig tot jouw Moneybird administratie. Op het moment dat de toegang wordt ingetrokken, vervalt onze samenwerking. Al de gewerkte uren worden op dat moment gefactureerd tegen het geldende tarief.

Mochten er werkzaamheden voor aangiftes reeds gefactureerd en betaald zijn, maar nog niet uitgevoerd, dan ontvangt de ondernemer een creditfactuur voor deze werkzaamheden, ten hoogste 90% van het originele factuurbedrag.

Het staat de ondernemer altijd vrij om te wisselen van dienstverlener of om de administratie of aangiftes zelf te doen. De administratie wordt in Moneybird dusdanig gevoerd dat elke andere boekhouder de juiste informatie kan vinden om het werk over te nemen. Wij zijn ook van mening dat het makkelijk moet zijn om van dienstverlener te wisselen, en dat je niet vast moet zitten aan een boekhouder omdat die eigenaar is van al je financiële gegevens.

Indien de factuur voor de aangiftes van dat jaar al verstuurd en betaald is, maar de klant wil geen gebruik van onze dienstverlening meer maken, dan zal deze worden gecrediteerd. Afhankelijk van hoeveel voorbereiding al is gedaan rondom de aangiftes zal er nog een percentage van de factuur, ten hoogste 25%, worden ingehouden. Ook zijn we genoodzaakt €25 administratiekosten in rekening te brengen. Het verschil tussen de originele factuur en de creditfactuur zal worden terugbetaald en Belle Finance zal de administratie verlaten. Verdere vragen van de klant of de nieuwe boekhouder zullen per uur worden gefactureerd.

Aansprakelijkheid
Verdeling van verantwoordelijkheid tussen de cliënt en Belle Finance
In principe doen we geen ongevraagde correcties in jouw boekhouding. De enige uitzondering hierop is correcties op het BTW tarief. Als er 21% BTW wordt teruggevraagd terwijl er 9% op de factuur staat, passen we dit bij de controle aan. Hetzelfde met bonnen waarvan de BTW niet mag worden teruggevraagd, denk aan eten/drinken en kosten gemaakt in het buitenland.

Ook vinden we het belangrijk dat de regels rondom auto’s en bijtelling worden nageleefd. Als er wegens het vermijden van bijtelling geen auto op de balans staat, dan mogen er ook geen autokosten worden opgevoerd, wel een KM vergoeding. Het is de verantwoordelijkheid van de ondernemer om dan een sluitende KM vergoeding bij te houden.

Verder brengen we bij de ondernemer aan de aandacht als er kosten worden opgevoerd die naar ons weten niet mogen worden opgevoerd, of die in een grijs gebied zitten. Uiteindelijk is het de keuze van de ondernemer om deze kosten wel of niet op te voeren.

Wanneer een ondernemer na het ontvangen van advies van ons tegen beter weten in overduidelijke privékosten blijft opvoeren, bestaat er wel de mogelijkheid dat we de samenwerking moeten verbreken. Hoewel de ondernemer zelf verantwoordelijk is voor diens administratie, is er toch een grijs gebied qua verantwoordelijkheid. Wij kunnen het risico niet nemen aansprakelijk te worden gesteld voor deze zaken.