Als je ooit wel eens bent gezegend met een kantoorbaan, dan weet je dat je kantoorwerk grofweg kan verdelen in 2 categorieën, het oude werken en ‘het nieuwe werken’. Het oude werken ken je wel, iedereen in de kantoortuin, stipt 9 uur binnen, tijd verspillen in meetings die ook een e-mail hadden kunnen zijn, 2x per dag in de spits, vrij moeten nemen voor doktersafspraken, je kinderen nauwelijks zien en het lastigste werk mee naar huis moeten nemen omdat je daar enkel kan focussen.

Als je je boekhouding op de oude manier doet / laat doen zie je al gelijk 1 overeenkomst: frustratie. Óf je stress-binged 4x per jaar je admin zonder dat je echt weet wat je doet en stuurt je BTW aangifte met een schietgebedje in. Óf je wordt een maand voor de deadline dagelijks gestalkt door je boekhouder, die deze tijd ruimschoots nodig heeft om al jouw facturen & bonnen nog een keer handmatig over te typen (en jou een uurtarief hiervoor aanrekent). Je aangifte inkomstenbelasting is elk jaar en soort Mexican standoff omdat je boekhouder niet kan afsluiten en jij niet weet wat je nog moet aanleveren.

Net zoals er veel te behalen is met het nieuwe werken, kan ook je financiële administratie stukken beter. Toch is er geen one size fits all oplossing, door voor drie verschillende aanpakken een vergelijking te trekken met flexibel / hybride / remote werken wordt de juiste aanpak voor jouw bedrijf een stuk duidelijker.

Flexibel: 

Je werkt in principe vast op kantoor, daar heb je zelf ook de voorkeur voor. Maar het is super fijn om af en toe een dag of dagdeel thuis te kunnen werken, zodat je op een betere work/life balance uitkomt.

In boekhoudtermen: Je doet je eigen administratie in een online boekhoudprogramma (zoals Moneybird), en bent dankzij slimme e-mail filters en de scan & herken functie zó klaar. Je BTW aangifte doe je via een koppeling in 2 tellen en neemt automatisch correcties mee. De serieuzere zaken zoals afschrijvingen, memorialen en inkomstenbelasting laat je lekker aan je boekhouder over, die dankzij jou ook nooit meer achter een verloren bonnetje aan hoeft. Die loopt ook nog in een uurtje per jaar jouw administratie door voor wat kleine correcties, en voila: geen stress, en geen torenhoge facturen.

Hybride: 

Je verdeeld je werkdagen in kantoor- en thuiswerkdagen. Het is belangrijk dat jij en je collega’s weten waar je aan toe bent, dus je spreekt bijvoorbeeld af dat maandag & donderdag iedereen op kantoor werkt en de rest van de tijd op afstand. Een optimale verdeling van werkzaamheden is key: meetings en teamactiviteiten worden op kantoordagen ingepland, dieper werker kan je in alle rust thuis doen. The best of both worlds!

Zo ook je administratie: jij en je boekhouder hebben allebei toegang tot jouw administratie en hebben een duidelijke taakverdeling afgesproken. Jij doet alle leuke dingen, zoals offertes & facturen maken en versturen, je bonnetjes inscannen en belangrijke inkoopfacturen inboeken. De rest gooi je lekker over de schutting, in de weet dat het op de juiste plek terecht komt. Je moet iets strakkere afspraken maken en wachten tot de deadline van de BTW aangifte om in 1 dag je boekhouding te stress-bingen is er niet meer bij, maar je heb volledig overzicht én inzicht, zonder dat je je hoeft laten omscholen tot register accountant.

Remote: 

Je werkt 100% op afstand. Of dat nu thuis, in een flexkantoor, in een koffiezaakje, in een hutje op de hei of op Bali is, op kantoor zien ze jou niet meer.

Overigens ook niet tijdens het doen van je administratie. Alles gaat in één klap door naar je boekhoudprogramma en je boekhouder houdt alles netjes bij. Je geeft toegang tot je admin@ e-mail waar al jouw facturen op binnenkomen, en de inlog van de paar portals waar handmatig een factuur moet worden gedownload. Heel misschien maak je hier zelf nog je verkoopfacturen, maar als je er liever kunstwerken van maakt in een ander programma dan zet je gewoon de digitale brievenbus op bcc als je deze naar je klant verstuurd. Uiteraard heb je een boekhouder nodig die met je mee- en in oplossingen denkt, want als je elke maand nog vraagposten per mail zit op te lossen ben je niet bepaald ontzorgd, is je boekhouding niet up to date, maar wel het meeste geld kwijt.

Welke aanpak past het beste bij jou(w bedrijf)?